Ter uma boa gestão financeira para pequenos negócios é muito importante porque nem sempre o volume de vendas, mesmo quando está alto, significa lucro. Também existem produtos que mesmo vendendo muito não são tão rentáveis.
Saber administrar o dinheiro do negócio é fundamental para analisar o desempenho da organização e controlar as finanças. É a única forma de saber realmente o quanto de dinheiro entra e sai dentro de um período.
O empreendedor precisa saber sobre os principais conceitos financeiros para se organizar melhor e alcançar seus objetivos, por exemplo, criar uma reserva de emergência e fazer planejamentos mais assertivos.
O negócio consegue ter mais previsibilidade de curto, médio e longo prazo, até que finalmente comece a expandir suas atividades.
A saúde financeira da organização é fundamental porque permite arcar com todas as responsabilidades que envolvem dinheiro, como o pagamento de funcionários, tributos fiscais, fornecedores, entre outros.
Também é por meio do dinheiro que o negócio consegue fazer investimentos e crescer, e tudo isso parte de uma boa gestão financeira.
É necessário saber quais são as melhores práticas para as pequenas empresas, como controlar os gastos e gerir as finanças e quais são as principais ferramentas financeiras para os pequenos negócios, e o artigo vai mostrar tudo isso.
Melhores práticas de gestão financeira
Pequenas empresas precisam ser cuidadosas com as finanças, mesmo que tudo pareça estar sob controle, e existem algumas práticas que ajudam nesse sentido. São elas:
1. Gerenciar o capital de giro
Existem estratégias de gestão que geram impactos na otimização do capital de giro, e elas são fundamentais para o bom funcionamento da companhia, tendo em vista que estão relacionadas ao planejamento financeiro e ao controle do fluxo de caixa.
Se o negócio encomendou camisa gola v feminina uniforme, por exemplo, precisa controlar o pagamento dos fornecedores. Se o prazo for de 30 dias, o prazo para recebimento das vendas dos clientes não pode ultrapassar o período.
Para ter saldo positivo o mês todo, os gastos também devem ser revistos continuamente, visto que se trata de um controle que ajuda a identificar despesas que podem ser reduzidas para aumentar os lucros.
2. Acompanhar o fluxo de caixa
Outro aspecto importante é acompanhar todos os dias o fluxo de caixa, pois é durante esse acompanhamento que várias informações são levantadas, como:
- Recebimentos;
- Pagamentos;
- Custos previstos;
- Gastos desnecessários.
Para que o acompanhamento do fluxo de caixa seja eficiente, é necessário fazer o levantamento das vendas e despesas todos os dias.
Se houver algum déficit, um grupo de escolas de atores precisa entender ver se o capital de giro é suficiente para arcar com as despesas em curto prazo.
Em caso positivo, deve-se entender quais são os investimentos prioritários, mas se o saldo negativo estiver presente por um longo período, toda a estratégia precisa ser revista para analisar possíveis cortes.
3. Investir em tecnologia
As pequenas empresas precisam contar com recursos tecnológicos para auxiliar em várias etapas desse processo, visto que eles trazem vários diferenciais.
Por meio dessas plataformas, a companhia vai otimizar o controle financeiro e ter acesso a relatórios eficientes para embasar suas decisões. Também vai otimizar processos para que os profissionais sejam mais estratégicos e menos operacionais.
A tecnologia protege contra falhas humanas, traz mais segurança no armazenamento de informações sensíveis, aumenta a eficiência do controle de estoque e melhora a produtividade dos profissionais.
4. Cortar gastos desnecessários
Se a empresa percebeu que está tendo custos desnecessários, precisa eliminá-los o quanto antes, lembrando que esses cortes não podem prejudicar a qualidade dos produtos e serviços, o que pode representar um desafio para muitas empresas.
Mas se houver um controle preciso sobre os investimentos e áreas que demandam mais saída, a companhia consegue identificar aquilo que é realmente necessário.
Como controlar gastos?
Pequenos negócios também possuem despesas e algumas necessidades do dia a dia, por exemplo, o uso de copos descartáveis de papel café expresso.
Mas assim como acontece com as despesas pessoais, os pequenos negócios também podem perder o controle. Uma das formas de evitar que isso aconteça é não misturar as contas pessoais com as contas do negócio.
Isso inclui questões fiscais, responsabilidades pessoais e registros contábeis. Se a situação estiver muito difícil, o empreendedor precisa priorizar as finanças da companhia, no entanto, não se deve usar as finanças pessoais para cobrir o negócio.
É fato que administrar o dinheiro de uma pequena empresa também depende de bons argumentos para barganhar. Em outras palavras, ao entrar em contato com os fornecedores, é interessante tentar negociar.
O empreendedor precisa examinar os termos de compra, tais como multas por atraso de pagamento e períodos de carência, antes de assinar um contrato.
Para uma empresa de cuidadores de idoso, receber 30 dias extras para pagar pode ajudar a ter uma economia de 5% de desconto nas despesas.
As despesas do negócio precisam ser quitadas dentro do prazo de vencimento, uma vez que cartões de crédito e empréstimos atrasados podem custar muito caro. Isso também se aplica às contas com fornecedores e impostos.
O empreendedor não precisa ser o cobrador extremo para administrar o dinheiro do negócio, no entanto, é interessante acompanhar ofertas de desconto na compra de equipamentos e suprimentos de escritório.
Se for necessário, por exemplo, comprar um novo móvel, é interessante verificar a possibilidade de adquirir peças de segunda mão, visto que existem boas ofertas no mercado e que ajudam a economizar.
Por fim, para fazer uma boa administração financeira, é fundamental investir em tecnologia e buscar conhecimento sobre termos relacionados ao negócio.
Para um despachante renovação de cnh, pode valer muito mais a pena usar um software online para manter os registros das finanças e contas e investir em estratégias digitais para atrair mais clientes.
Outra coisa que vale a pena é usar um software de contabilidade para pagar impostos e compreender um pouco mais sobre a posição financeira do negócio.
Melhores recursos para pequenas empresas
Por falar em ferramentas, é interessante conhecer alguns softwares financeiros disponíveis para pequenos negócios, e entre as melhores opções estão:
Planilhas
Anotar todos os gastos e lucros em um caderno, além de ser algo ultrapassado, também não é seguro. Se o empreendedor não tiver condições de adquirir um software específico, pode passar suas anotações para uma planilha.
O próprio Google disponibiliza um sistema que pode ser usado dessa forma, de maneira totalmente gratuita e as informações ficam salvas na nuvem, o que ajuda ainda mais no controle porque pode ser acessado de qualquer lugar.
Software de gestão de estoque
Um fornecedor de insumos para empresas de weg assistência técnica, assim como uma loja virtual e outros tipos de negócios podem usar um software para gestão de estoque.
O controle de estoque é muito importante para evitar que mercadorias fiquem paradas, gerando prejuízos para a organização.
Por meio desse sistema, toda vez que o cliente fizer uma compra, é possível ter certeza de que a mercadoria vai chegar até ele sem complicações.
A partir do momento em que a empresa tem um controle sobre os produtos que vende, também tem um bom planejamento da logística e consegue até mesmo melhorar a negociação com os fornecedores, e isso reduz desperdícios.
Sistema de notas
Todo tipo de empresa, como no caso de um escritório especializado em reforma de lanchonetes, sabe muito bem que as notas fiscais são documentos indispensáveis para registrar o faturamento da corporação.
Elas ajudam a ter mais controle sobre as vendas, além de trazerem controle fiscal e contábil. Gerar notas é uma coisa que o empreendedor faz em seu dia a dia, mas preenchê-las à mão está totalmente fora de cogitação.
A melhor coisa é contar com um sistema que emite notas fiscais de maneira digital e existem várias opções no mercado que cumprem esse papel de maneira rápida e descomplicada.
Sistema de cobrança
Assim como o scanner automotivo para caminhão ajuda o mecânico a encontrar o problema do veículo rapidamente, o gestor de um pequeno negócio não precisa mais perder horas e horas do dia para fazer cobranças.
Sistema de cobrança automatizado permite que o empreendedor dedique seu tempo a outros processos. É uma forma de otimizar a rotina, ao mesmo tempo em que controla inadimplências e reincidências.
O recurso também monitora o ciclo de recebimento e facilita a negociação entre a empresa e seu cliente.
Considerações finais
A gestão financeira é um trabalho muito importante para as pequenas empresas porque elas precisam garantir a segurança de suas finanças, afinal, é o dinheiro que garante seu crescimento.
Adotar boas práticas e ferramentas voltadas para esse propósito é a melhor forma de administrar bem os recursos financeiros e manter a competitividade no mercado.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Top News Tech, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
